La fattura elettronica può essere generata on line, direttamente dal portale “Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando le credenziali SPID (“Sistema Pubblico dell’Identità Digitale”) oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi). Queste ultime possono essere richieste online sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate o recandosi presso gli uffici della stessa.
La prima volta che si utilizza la procedura occorre verificare – nella sezione “I miei dati” – le informazioni relative al fornitore (cedente o prestatore) che la procedura riporta in automatico recuperandoli dall’Anagrafe Tributaria: il campo della Partita IVA non è modificabile, mentre gli altri dati possono essere variati. Una volta salvati i dati riportati nella schermata, la stessa non verrà più riproposta per la compilazione delle successive fatture.
Le fasi in cui si sviluppa il processo di redazione della fattura elettronica sono riepilogabili nell’inserimento dei dati:
- del cliente (cessionario o committente);
- relativi alla natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato;
- dei valori dell’imponibile, dell’aliquota IVA e dell’imposta ovvero – nel caso di operazioni esenti, non imponibili ecc. – dell’apposito codice che identifica la “natura” dell’operazione ai fini IVA.
Con riguardo all’inserimento dei dati del cliente, è necessario compilare sempre il campo “Codice Destinatario”, con il codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente e rappresenta l’indirizzo telematico dove recapitare le fatture. Qualora il cliente abbia comunicato un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, presso il quale intende ricevere la fattura elettronica, il campo “Codice Destinatario” deve essere compilato con il valore “0000000” e, nel campo “PEC destinatario”, andrà riportato l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata comunicato dal cliente. Diversamente, se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico, ovvero è un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario, è sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”. Al ricorrere di tale ipotesi, ovvero quando il fornitore inserisce unicamente il valore “0000000” nel campo “Codice Destinatario”, il Sistema di Interscambio non riesce a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la mette a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area di consultazione riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
La procedura web dell’Agenzia permette anche di riportare ulteriori dati, a seconda dell’esigenza dell’operatore che deve emettere la fattura, come sconti e maggiorazioni, oppure il contributo previdenziale e la ritenuta fiscale nel caso della fattura emessa da un professionista.
Una volta conclusa la predisposizione della fattura, la procedura permette di ricontrollare tutte le informazioni inserite e salvare il file della fattura nel formato obbligatorio XML: tale file potrà essere anche visualizzato e salvato in formato PDF, ma l’unico che può essere inviato al Sistema di Interscambio è quello XML.
