I cedenti o prestatori e i cessionari o committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014, le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. A questo proposito, si ricorda che – a norma dell’art. 3 di tale Decreto – i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che siano:
- rispettate le disposizioni del codice civile, dell’amministrazione digitale e quelle tributarie che regolano la corretta tenuta della contabilità;
- consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici almeno in relazione a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data, nel caso in cui queste informazioni siano previste obbligatoriamente.
Il procedimento di conservazione elettronica si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione, opponibile a terzi. Sul punto, si rammenta quanto prescrive l’art. 21 del D.P.R. 633/1972, richiamato dall’art. 2 del D.M. 17 giugno 2014: “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati”.
Al fine di assolvere i predetti obblighi di conservazione, i cedenti o prestatori e i cessionari o committenti possono utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, aderendo preventivamente all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia dell’Entrate: è consentita l’adesione e l’utilizzo del servizio pure da parte di intermediari – anche diversi da quelli individuati dall’art. 3 del D.P.R. 322/1998 – appositamente delegati dal cedente o prestatore oppure dal cessionario o committente.
