Per “assetto organizzativo” s’intende il sistema di funzionigramma e organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato ad un appropriato livello di competenza e responsabilità (norma di comportamento CNDCEC 3.5): vi rientra, inoltre, anche il relativo complesso procedurale di controllo.
Un assetto è adeguato se presenta una struttura compatibile con le dimensioni della società, nonché la natura e le modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, la rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale, in modo da consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure idonee alla sua rilevazione e composizione.
L’assetto organizzativo adeguato presuppone completezza delle funzioni aziendali esistenti, separazione e contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni, chiara definizione delle deleghe o dei poteri di ciascun funzione.
L’assetto organizzativo è, pertanto, adeguato se è caratterizzato dalla presenza dei seguenti elementi:
- organizzazione gerarchica;
- redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
- esercizio dell’attività decisionale e direttiva da parte dell’Amministratore Delegato e dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
- sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi, anche con riferimento alle società controllate;
- esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
- presenza di direttive e procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione (al fine di garantire l’efficacia dei flussi informativi);
- corrispondenza tra la struttura decisionale aziendale e le deleghe presentate al Registro delle Imprese;
- esistenza di piani strutturati di formazione del personale.
